L'article 17/6 §4 de l'AR du 14 decembre 2018 spécifie que
"Après avoir informé préalablement l'Institut par écrit, une association reconnue de radioamateurs ou un radio-club peut déplacer sa station fixe pendant une semaine au maximum pour prendre part à un concours ou une activité radioamateur collective. Dans ce cas aucune adaptation de l'autorisation n'est nécessaire.".
Ceci veut dire que si une station club UBA est activée à une adresse provisoire le temps d'un contest, il faut que l'IBPT en soit informée par l'UBA.

Le responsable de l'indicatif du club ne contactera pas l'IBPT en direct mais passera via la personne UBA chargée des relations avec l'IBPT, soit pour l'instant Rik, ON7YD (on7yd [at] uba [dot] be). Celui-ci centralisera les demandes et les transmettra à l'IBPT. (ceci est une demande explicite de l'IBPT)

Exceptions:
1) Lors de la participation aux Field Day (HF en juin et septembre, VHF+ en juin) cela n'est pas nécessaire, car avec l'inscription au Field Day, le FD manager communique la liste des participants automatiquement à Rik, qui l'envoi à l'IBPT.
2) certains radioclub sont des a.s.b.l. indépendantes et ont demandé l'indicatif club à ce titre. Dans ce cas l'UBA n'est pas l'association responsable. Il faudra donc prendre contact avec l'IBPT au nom de ce radioclub.

Ces démarches sont aussi valable pour tout changement administratif de la station club (déménagement, changement du responsable local) moet verlopen.