Le système fonctionne à partir d'une base de données SQL. Grâce à un programme en php, les données sont rassemblées vers un document PDF. Avez-vous égaré un certificat ? Pas de problème, vous pouvez toujours le télécharger à nouveau depuis le site.

Le but de ce système est triple:

• En premier : la réduction des coûts. L'impression externe, l'impression et l'expédition des certificats étant très coûteux. Avec l'augmentation principalement des coûts d'expédition, nous considérons qu'il est mieux de destiner l'argent de l'association, donc votre argent, à d'autres tâches, comme la formation et la promotion.
• La deuxième raison est de réduire la charge de travail du trop peu nombreux collaborateurs bénévoles. L'impression, la préparation et l'expédition des certificats prennent beaucoup de temps et il semble bien que le temps consacré aux loisirs de chacun est de plus en plus limité.
• Le troisième point est que vous n'avez plus à attendre des années pour obtenir votre certificat. A partir du moment où les résultats sont en ligne, la base de données est à également mise à jour, vous pouvez dès lors télécharger votre certificat.

L'UBA n'est pas la seule association qui travaille avec ce système et nous ne sommes certainement pas la première ! L'une des premières associations qui a commencé fut le MRASZ (HA) pour le HA DX Contest. Entretemps, plusieurs ont suivis comme le CQ Magazine pour le Concours WPX et également le DARC (DL).
L'European PSK Club (EPC) travaille depuis des années avec ce système, même pour leurs diplômes. (TNX - ON3ZL).